Bibliotheken ondersteunen datagedreven besluitvorming

Met dank aan Vincent Jordaan, OCLC, voor het vertalen van de oorspronkelijke Engelstalige blogpost.

Het OCLC Research Library Partnership (RLP) en LIBER (een vereniging van Europese onderzoeksbibliotheken) organiseerden op 7 februari 2024 een begeleide discussie over besluitvorming op basis van data. De bijeenkomst maakte deel uit van de lopende reeks Building for the future (Bouwen aan de toekomst), waarin we onderzoeken hoe bibliotheken werken aan innovatieve dienstverlening, zoals beschreven in de LIBER-strategie 2023-2027.

This image shows three women seated at a table working at computers.
Photo by S O C I A L . C U T on Unsplash

Het OCLC RLP-team werkte samen met leden van de LIBER-werkgroepen Research Data Management en Data Science in Libraries om de discussievragen op te stellen. Net zoals in ons vorige gesprek over research data management, hebben we geprobeerd de discussie praktisch te houden. We vroegen de deelnemers om hun huidige en toekomstige inspanningen te delen. Ook wilden we graag hun gedachten horen over de rol en waarde van de bibliotheek bij het ondersteunen van datagedreven besluitvorming. De discussies in kleine groepen werden gefaciliteerd door enthousiaste vrijwilligers van LIBER-werkgroepen en OCLC.

De virtuele bijeenkomst werd bijgewoond door deelnemers van 35 instellingen in 15 landen uit Europa, Noord-Amerika en Azië. Ondanks de vele regionale en nationale verschillen waren er verschillende hoofdthema’s die in de zeven discussiegroepen naar voren kwamen.

Wat betekent datagedreven besluitvorming voor bibliotheken?

We stelden deelnemers deze vraag in een online poll. We bereikten een vrij sterke consensus dat datagedreven besluitvorming betekent “het gebruik van bewijs om beslissingen te onderbouwen en de resultaten ervan te evalueren”. Hoewel we in deze discussie de term “datagedreven” hebben gebruikt, erkennen we dat anderen de voorkeur geven aan “datagestuurd” of “databewust”.

In de gesprekken kwam naar voren dat kwaliteitsdata belangrijk zijn voor het onderbouwen van beslissingen. Ook kwam naar voren dat we voorzichtig moeten zijn en data alleen als hulpmiddel moeten gebruiken bij besluitvorming. Het is belangrijk om data te begrijpen binnen de juiste context. Deze data moeten niet enkel worden beschouwd als vervanging voor andere kwalitatieve onderzoeksmethoden om kennis te vergaren.

Reacties op een online poll met een vraag over de betekenis van “datagedreven” besluitvorming

Hoe maken bibliotheken gebruik van datagedreven besluitvorming?

Er zijn talloze manieren waarop bibliotheken datagedreven besluitvorming gebruiken. We hoorden van deelnemers die gezamenlijke inspanningen beschreven voor collectiebeheer. Hierbij werkt een groep bibliotheken samen om hun collecties samen te beheren, beslissingen over collectiebehoud te ondersteunen, en nog veel meer. Ook kunnen uitleenstatistieken worden gebruikt voor collectieontwikkeling en het saneren van collecties.

De deelnemers spraken ook over het analyseren van data met betrekking tot het gebruik van de bibliotheekgebouwen. Denk daarbij aan het automatisch registreren van hoeveel mensen een ruimte binnenkomen en verlaten of het analyseren van Wi-Fi-gebruik. Op deze manier kunnen ze de drukte in elke ruimte meten en onderbouwen ze beslissingen over ruimtebeheer.

De aanwezigen benadrukten ook de groeiende rol van de bibliotheek in onderzoeksanalyse, ter ondersteuning van institutionele doelstellingen. In het Verenigd Koninkrijk is de bibliotheek vaak verantwoordelijk voor het beheer van data over de wetenschappelijke kennis van de instelling, voor rapportage aan het nationale Research Excellent Framework (REF)[i].

Ook op andere plekken ondersteunen bibliotheekmedewerkers institutionele inspanningen om inzicht te krijgen in de onderzoeksproductiviteit, de voortgang naar open onderzoeksdoelen en het identificeren van mogelijke samenwerkingsverbanden. Bibliotheken creëren ook specifieke functies om een breed scala aan onderzoeksdata te beheren en beschikbaar te maken voor hergebruik. Een onderwerp wat ook terugkwam in een recent LIBER-interview met Matthias Töwe, Data Curator bij de ETH Zürich Library.

Datagedreven besluitvorming ondersteunen is een uitdaging

Bibliotheken worden overspoeld met data. Verschillende deelnemers beschreven het gevoel overweldigd te worden door alle beschikbare gegevens. Alleen al de hoeveelheid maakt het lastig om data effectief te beheren, op te schonen en te gebruiken. Ook is het soms moeilijk om te weten welke data beschikbaar zijn, omdat ze verspreid zijn over vele silo’s binnen de organisatie. Daarom is meer organisatie en transparantie noodzakelijk.

Samenwerking is vereist, ongeacht de omvang. Het analyseren van collecties van meerdere instellingen vergt aanzienlijke investeringen en betrokkenheid van diverse belanghebbenden in verschillende instellingen en bibliotheekafdelingen. Zelfs bij het oplossen van lokale operationele vraagstukken moeten bibliotheekmedewerkers sociale interoperabiliteit toepassen. Een deelnemer merkte op: “we hebben data van anderen nodig”, om eigen taken te volbrengen.

Gebruikers die om data en rapporten vragen, kunnen vaak niet helder uitleggen wat ze precies nodig hebben. Dit blijkt een veelvoorkomend probleem te zijn, zoals uit onze online poll over de spanningen en uitdagingen van samenwerking rond datagedreven besluitvorming bleek. Een kleine groep besprak de noodzaak om “referentie-interviews” toe te passen bij het praten met gebruikers van data, om zo beter te begrijpen welke vragen ze willen beantwoorden en deze te verduidelijken.

Wat biedt de bibliotheek aan meerwaarde voor datagedreven besluitvorming?

We vroegen de deelnemers om in kleine groepen te discussiëren over de algehele waarde die de bibliotheek biedt bij het faciliteren van beslissingen op basis van data:

Bibliotheken weten alles over metadata. De vaardigheden en kennis van bibliotheekmedewerkers over bibliotheekdata zijn van onschatbare waarde voor het beheren van collecties en meer. Deze deskundigheid op het gebied van metadata is duidelijk een sterk punt, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Een deelnemer uitte zijn zorgen over het feit dat bibliotheekexpertise te gemakkelijk wordt afgedaan als “alleen boeken”. Dit gebeurt zonder de overdraagbaarheid en waarde van deze vaardigheden te erkennen, zoals ervaring met complexe bedrijfssystemen, vaardigheid met databeheer en de consistente toepassing van regels, standaarden en beleid.

Bibliotheken gebruiken data om op een verantwoorde manier bronnen te beheren. Activiteiten zoals gedeelde drukwerkcollecties en andere collectieve collecties vertrouwen op verzamelde data over bibliotheekcollecties. Deze data worden gebruikt om beslissingen te nemen over collectieontwikkeling, retentie en langdurig en kosteneffectief beheer van wetenschappelijke data. Verschillende deelnemers beschreven ook hoe data over collecties en het gebruik van bibliotheekgebouwen werden gebruikt. Dit gebeurde om beslissingen te nemen over toekomstig ruimtegebruik. Bibliotheken moeten namelijk aantonen dat ze hun middelen goed benutten, zodat ze blijvende financiering ontvangen.

Ondersteunende diensten voor onderzoek gaan verder dan de traditionele bibliotheek en zijn zeer zichtbaar voor andere belanghebbenden op de campus. Bibliotheekondersteuning op het gebied van bijvoorbeeld research data management, onderzoeksinformatie en het beheer van data voor nationale rapportagevereisten, in lijn met de strategische prioriteiten van de campus, trekt vaak de meeste aandacht van niet-bibliotheekbelanghebbenden.
 Deelnemers uit het Verenigd Koninkrijk en Hong Kong benadrukten bijvoorbeeld de centrale rol van de bibliotheek bij het verzamelen van de wetenschappelijke data van de instelling. Dit ter ondersteuning van nationale rapportageverplichtingen en om analyses te maken van de output en impact van institutioneel onderzoek. Een Canadese deelnemer beschreef de aanstelling van een bibliometrische bibliothecaris, die nu leiding geeft aan een informeel netwerk van business intelligence officers binnen de universiteit. De groep biedt nu ondersteuning bij het nemen van beslissingen over naleving, beoordeling en financiering.
 Bibliotheken onderzoeken ook hoe ze een reeks indicatoren kunnen definiëren die inzicht geven in open onderzoeksactiviteiten, zoals beschreven in een recente RLP-webinarpresentatie door Scott Taylor van de Universiteit van Manchester.

Hoe kunnen bibliotheken hun waarde beter communiceren en welke strategieën kunnen ze hiervoor gebruiken?

Het is belangrijk dat bibliotheekbestuurders actief pleiten voor de rol en toegevoegde waarde van de bibliotheek. We hebben veel voorbeelden gehoord van bibliotheken die ondersteuning bieden bij institutionele besluitvorming. Maar het blijft nog steeds een uitdaging om niet-bibliotheekbelanghebbenden ervan te overtuigen dat de bibliotheek een waardevolle bijdrage levert. Een terugkerende zorg is dat mensen simpelweg niet aan de bibliotheek denken. Deze zorg kwam ook naar voren in de vorige begeleide discussie over research data management. Daarom is het van belang dat bibliotheekleiders vastberaden zijn in het benadrukken van de kennis en vaardigheden van bibliotheekmedewerkers. Ze moeten partners begeleiden om de bibliotheek op nieuwe en eigentijdse manieren te zien en te waarderen.

Gebruik een ‘doelenboom’ om duidelijk te maken wat belangrijk is en om dit intern en extern te communiceren. Een Britse deelnemer aan een van de kleine groepsdiscussies vertelde hoe ze zo’n doelenboom had gemaakt voor haar metadatateam. Daarin stond in grote lijnen wat ze wilden bereiken en hoe dit past binnen de doelen van de bibliotheek en de universiteit. Zo liet ze zien dat de catalogiseerders niet alleen maar “in de hoek zaten en boeken doornamen”, maar een belangrijke rol hebben in het beheren van kwaliteitsmetadata, wat weer helpt bij allerlei bedrijfsbehoeften. De andere deelnemers aan de discussie waren enthousiast over dit idee. Het lijkt een goede manier om het team te versterken en ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde doelen voor ogen heeft.

Visualisaties en data storytelling zijn nodig. Een sterk thema in de gesprekken in kleine groepen was dat de data alleen niet genoeg zijn. Bibliotheekmedewerkers moeten ook vaardigheden ontwikkelen in het presenteren van data. Ze moeten het gebruik van visualisaties beheersen om effectief te communiceren en enthousiasme te wekken voor de resultaten.

Word cloud gemaakt tijdens de bijeenkomst

Bibliotheekmedewerkers moeten hun kennis bijspijkeren, zowel individueel als in teamverband. Ze zijn goed in het beheren van data, maar ze missen vaak training in data-analyse met programma’s zoals Power BI en Tableau. Verschillende deelnemers hebben verteld over het aanleren van deze vaardigheden. Iemand uit Hong Kong beschreef bijvoorbeeld hoe haar instelling een groep heeft opgericht om samen data-analyse te verkennen, waardoor ze van elkaar kunnen leren. Een andere deelnemer uit Nederland doet iets vergelijkbaars met een lokale werkgroep die vaardigheden in datavisualisatie aanleert en een breder praktijknetwerk opbouwt. Over het algemeen zeiden de deelnemers dat er behoefte is aan bijscholing van het huidige personeel en dat er in de toekomst ook nieuwe mensen met goede technische vaardigheden nodig zijn voor data-analyse.

We sloten de bijeenkomst af met de uitnodiging aan de deelnemers om in één woord te zeggen over hoe ze zich voelden na het gesprek. Ze gaven aan dat ze zich geïnspireerd, geïnformeerd en aangemoedigd voelden.

Doe mee aan de volgende begeleide discussie over AI, Machine Learning en Data Science

De volgende sessie in deze reeks over geavanceerde diensten vindt plaats op 17 april. Tijdens deze bijeenkomst verkennen we gezamenlijk de uitdagingen en kansen van AI, machine learning en data science. De focus ligt op de manieren waarop onderzoeksbibliotheken vooruitstrevende technologieën gebruiken, of willen gebruiken, om werkprocessen in de bibliotheek, metadata en meer te verbeteren. Door gestructureerde discussies in kleine groepen te faciliteren, nodigen we deelnemers uit om ideeën te delen en op te doen over hun visies op de toekomst van AI en datawetenschap. Tegelijkertijd willen we gericht de uitdagingen onderzoeken waarmee bibliotheken worden geconfronteerd bij het verantwoord toepassen van opkomende technologieën. Meld je vandaag nog aan om een plekje te bemachtigen.


[i] Het Research Excellence Framework (REF) is een systeem dat wordt gebruikt in het Verenigd Koninkrijk om de kwaliteit van het onderzoek aan universiteiten en onderzoeksinstellingen te evalueren en te beoordelen.